Ingå och säga upp avtal - vanliga fel och missuppfattningar

Läs fler av våra nyheter och artiklar här

Styrelsens Roll vid Ingående och Uppsägning av avtal i en Bostadsrättsförening

Styrelsen i en bostadsrättsförening har ett betydande ansvar när det gäller att förvalta och teckna avtal som rör föreningens verksamhet. Detta ansvar omfattar såväl ingåendet av avtal som deras eventuella uppsägning. Styrelsen måste därför agera med aktsamhet och i enlighet med föreningens stadgar samt gällande lagstiftning, inklusive bostadsrättslagen ("BrL") och lagen om ekonomiska föreningar.

Avtal - En Nyckeluppgift för Styrelsen

Styrelsen har att ingå avtal som rör föreningens fastighet och dess drift. Det kan exempelvis gälla avtal om entreprenad, fastighetsförvaltning, reparationer, försäkringar, städtjänster, el och värme, eller andra tjänster av väsentlig betydelse för föreningens funktion.

För att minimera risken för framtida tvister bör följande beaktas innan ett avtal ingås:

Avtalsvillkoren ska vara tydliga och förmånliga för föreningen.
Avtalet ska överensstämma med föreningens stadgar och långsiktiga ekonomiska plan.
Styrelsen ska inhämta relevanta offerter och jämföra avtalsvillkor för att säkerställa en affärsmässigt korrekt upphandling.

Dokumentation ska upprättas som styrker avtalsvillkor och betalningsåtaganden.
Vid minsta osäkerhet bör juridisk expertis anlitas för att säkerställa att avtalet är korrekt utformat och inte innehåller ofördelaktiga villkor.

Uppsägningar - Hantering och Konsekvenser

När föreningen behöver säga upp ett avtal, oavsett om det gäller ett förvaltningsavtal, ett tjänsteavtal eller ett hyresavtal, måste detta ske i enlighet med avtalet och tillämplig lagstiftning. En felaktig uppsägning kan leda till ekonomiska skadeståndsanspråk mot föreningen.

Vid uppsägning av avtal ska styrelsen särskilt beakta:

Avtalets uppsägningstid och eventuella bindningstider.
Skriftlig uppsägning som dokumenteras för att undvika eventuella framtida tvister.
Juridisk vägledning för att säkerställa att uppsägningen är lagenlig och korrekt genomförd.
Om uppsägningen kan ha en väsentlig ekonomisk inverkan på föreningen ska medlemmarna informeras.

Vanliga Fel och Missuppfattningar

Det finns flera vanliga fel och missuppfattningar när det gäller styrelsens hantering av avtal och uppsägningar. Några av dessa inkluderar:

Att ingå muntliga avtal – Muntliga avtal kan vara bindande men är svåra att bevisa vid en eventuell tvist. Styrelsen bör alltid säkerställa att avtal dokumenteras skriftligen.
Bristande dokumentation vid uppsägningar – Att en uppsägning inte dokumenteras skriftligt kan leda till att föreningen blir betalningsskyldig för en fortsatt avtalsperiod.
Att inte jämföra offerter – Att förbise konkurrensutsättning kan medföra att föreningen ingår avtal till oförmånliga villkor.
Att anta att föreningen kan ändra otydliga avtalsvillkor ensidigt – En ensidig förändring av avtalets villkor utan motpartens godkännande kan vara ogiltig och leda till juridiska konsekvenser.
Missuppfattning kring medlemmarnas insyn – Medan vissa avtal kan vara nödvändiga att hålla endast inom styrelsen, har medlemmarna rätt att bli informerade om avtal som väsentligt påverkar föreningens ekonomi och drift.
Missuppfattning kring när juridisk hjälp behövs – En jurist kan oftast ge bättre hjälp till föreningen angående avtalsfrågor innan en tvist uppstår än efter.

Styrelsens Ansvar och Medlemsinformation

Styrelsen har ett stort ansvar för att hantera avtal och uppsägningar på ett ansvarsfullt sätt. Felaktigt hanterade avtal kan leda till ekonomiska och juridiska problem för föreningen och dess medlemmar. Därför är det av yttersta vikt att styrelsen handlar enligt lag, stadgar och god föreningspraxis.

Vid betydande avtalsförändringar bör medlemmarna hållas informerade. Detta kan ske genom informationsutskick, styrelsemöten eller vid föreningsstämman. Genom transparens skapas förtroende mellan styrelsen och medlemmarna.

Slutsats

Styrelsen i en bostadsrättsförening har en avgörande roll i att teckna och säga upp avtal. Ett korrekt och strategiskt hanterat avtalsarbete bidrar till föreningens stabilitet och långsiktiga ekonomiska hållbarhet. Styrelsen måste därför säkerställa att alla avtal granskas noggrant, att uppsägningar hanteras korrekt och att medlemmarna ges insyn i viktiga beslut. Genom att agera i enlighet med lag, stadgar och god föreningspraxis kan styrelsen undvika onödiga risker och säkerställa en välfungerande förening.

Jag vill bli uppringd